Admin Portal User Guide

Acerca de esta guía

Esta guía explica cómo usar el Admin Portal de SmartphoneKey a partir del registro. Cubre las acciones disponibles en la interfaz del portal sin describir los procesos internos del sistema.

Las secciones y los botones visibles en su cuenta dependen de su rol y sus permisos. Es posible que solo vea parte de la funcionalidad descrita a continuación.

Registre su cuenta y reclame su primera cerradura

Use el enlace de registro proporcionado por su administrador o instalador.

Paso a paso

1. Abra la página de registro.
2. Introduzca su dirección de correo electrónico.
3. Cree una contraseña.
4. Introduzca el número de serie de la cerradura.
5. Introduzca el código Matter o el código de emparejamiento suministrado con la cerradura.
6. Introduzca la dirección si se muestra el campo.
7. Haga clic en Registrarse o Crear cuenta.
8. Tras un registro correcto, inicie sesión si el portal no se abre automáticamente.

Su cuenta queda ahora vinculada a su primer Objeto (Entity) y cerradura.

Si el registro falla

Compruebe lo siguiente:

• El número de serie es correcto.
• El código Matter o el código de emparejamiento es correcto.
• La cerradura no ha sido reclamada anteriormente.
• Su contraseña cumple los requisitos mínimos.

Si el problema continúa, contacte con su administrador.

Inicie sesión en el Admin Portal

1. Abra la página de inicio de sesión del Portal de SmartphoneKey.
2. Introduzca su dirección de correo electrónico y su contraseña.
3. Haga clic en Iniciar sesión.
4. Tras iniciar sesión, abra el SPK Portal.

Si su sesión caduca mientras el portal está abierto, el portal le pedirá que vuelva a iniciar sesión.

Seleccione el Objeto (Entity) actual

Un Objeto (Entity) es la organización, edificio, sitio o área gestionada cuyos dispositivos y usuarios está administrando.

Si tiene acceso a más de un Objeto:

1. Localice el selector de Objeto en la cabecera del portal (arriba a la derecha, muestra el nombre del Objeto actual y el número de cerraduras).
2. Abra la lista desplegable.
3. Seleccione el Objeto requerido.
4. Espere a que se actualicen los datos de la página.

Si tiene acceso a un solo Objeto, su nombre se muestra en la cabecera pero no hay desplegable para cambiar.

Confirme siempre el Objeto seleccionado antes de crear usuarios, asignar llaves, añadir dispositivos o revisar registros.

Navegación principal

El menú de la izquierda contiene un conjunto fijo de secciones de nivel superior. Según sus permisos, puede ver todas o solo algunas:

Varias secciones se abren con pestañas en la parte superior de la página en lugar de entradas de menú separadas:

• Keys → Keys, Physical Keys, Wallet Keys
• Devices → Locks, Hubs, Matter
• Cameras → Cameras, Camera Roles
• Logs → Activity, Audit
• Settings → Profile, Subscription, Notifications, Access Requests, Billing

Algunas cuentas pueden no mostrar todas las secciones o pestañas.

En la esquina superior derecha de la cabecera del portal, junto al selector de Entidad (Entity), puede cambiar el idioma de la interfaz del SPK Portal. Abra el selector de idioma y elija inglés, ucraniano, español, griego, alemán o francés: el portal se recarga en el idioma seleccionado. Su elección se guarda en su cuenta, por lo que la interfaz se mantiene en ese idioma entre sesiones y dispositivos. El conmutador de tema claro/oscuro y la versión del Admin Panel se muestran en la parte inferior del menú lateral izquierdo. En los teléfonos, el selector de idioma también aparece en la parte inferior del menú lateral, y una barra de navegación inferior da acceso con un toque a las secciones más usadas: la pestaña Menu abre el menú completo, que también puede cerrar deslizándolo hacia la izquierda o con el gesto Atrás del dispositivo.

Dashboard

El Dashboard ofrece una visión rápida del Objeto seleccionado.

Use el Dashboard para:

• Cambiar entre las vistas Locks, Cameras y Matter con el conmutador de pestañas (se muestra cuando hay más de una vista disponible).
• Revisar métricas clave como total de cerraduras, llaves activas, Wallet Keys, llaves físicas, cámaras, hubs y dispositivos Matter.
• Comprobar la actividad reciente.
• Confirmar que está trabajando en el Objeto correcto (el nombre y el código del Objeto se muestran en el dashboard).
• Usar los botones de acción rápida (Give Access, Guest Key, Remove Access) y los atajos de Quick access cuando están disponibles para su rol.

Cuando cambia de Objeto, el Dashboard se actualiza automáticamente.

Gestionar Objetos (Entities)

Abra Entities para crear y gestionar organizaciones, edificios, sitios u otras áreas gestionadas. Los Objetos se muestran como tarjetas (vista de cuadrícula) o filas (vista de lista); puede filtrarlos, buscarlos y ordenarlos.

7.1 Crear un Objeto

1. Abra Entities.
2. Haga clic en Create Entity.
3. Introduzca el nombre del Objeto.
4. Introduzca el código del Objeto.
5. Añada una descripción si es necesario.
6. Opcionalmente, introduzca la dirección de correo de un Local Admin inicial en Add Local Admin.
7. Opcionalmente, introduzca el número de Wallet Keys a transferir a ese Local Admin.
8. Haga clic en Create.

Reglas del código de Objeto

• Use solo letras, números y guiones bajos.
• No use espacios.
• El código se convierte automáticamente a mayúsculas.
• Elija el código con cuidado. No se puede cambiar después de la creación.

7.2 Editar un Objeto

1. Abra Entities.
2. Encuentre el Objeto requerido.
3. Haga clic en el icono de ajustes (engranaje) o abra el menú de la tarjeta y elija Edit details.
4. Actualice el nombre o la descripción (el código es de solo lectura).
5. Haga clic en Save Changes.

7.3 Eliminar un Objeto

1. Abra Entities.
2. Encuentre el Objeto requerido.
3. Abra el menú de la tarjeta y elija Delete entity.
4. Lea el mensaje de confirmación con atención.
5. Confirme la eliminación.

La eliminación no está disponible mientras el Objeto aún contenga cerraduras; elimínelas o reasígnelas primero.

Gestionar Local Admins

Un Local Admin puede gestionar usuarios y distribuir Wallet Keys asignadas dentro de un Objeto específico.

Los Local Admins se gestionan dentro de la ventana de edición del Objeto, no en una página separada.

8.1 Añadir un Local Admin

1. Abra Entities.
2. Abra el Objeto requerido para editarlo (icono de engranaje o Edit details).
3. Desplácese hasta la sección Manage Local Admins.
4. En Add Local Admin, seleccione un miembro existente del Objeto o introduzca una nueva dirección de correo.
5. Opcionalmente, introduzca el número de Wallet Keys a transferir.
6. Haga clic en Add.

Si la dirección de correo no pertenece a un usuario existente, el usuario recibe una invitación. También puede añadir un Local Admin inicial al crear el Objeto (consulte 7.1).

8.2 Transferir más Wallet Keys a un Local Admin

Use esto para Transfer Wallet Keys a un Local Admin desde su saldo libre.

1. Abra el Objeto para editarlo.
2. En Manage Local Admins, encuentre el Local Admin requerido.
3. Introduzca la cantidad en el campo Wallet Keys junto a ese Local Admin.
4. Haga clic en Transfer.

8.3 Retirar los permisos de Local Admin

1. Abra el Objeto para editarlo.
2. En Manage Local Admins, encuentre el Local Admin requerido.
3. Haga clic en el botón de eliminar.
4. Confirme la acción.

Retirar los permisos de Local Admin no elimina la cuenta del usuario.

Gestionar usuarios

Abra Users para gestionar los usuarios del portal dentro de sus Objetos. Los usuarios se muestran en una tabla con búsqueda. Use los filtros All / Active / Deactivated para filtrar por estado y el selector de orden para ordenar la lista por nombre o por cuentas más recientes. En los teléfonos la tabla muestra las columnas esenciales (nombre, contacto principal, acceso a cerraduras y acciones); el resto de los detalles está disponible al editar un usuario.

9.1 Crear un usuario

1. Abra Users.
2. Haga clic en New User.
3. Añada una foto de perfil si es necesario (PNG o JPG, hasta 6 MB).
4. Introduzca el nombre completo del usuario.
5. Introduzca la dirección de correo del usuario (será el correo de inicio de sesión).
6. Introduzca un número de teléfono si es necesario.
7. Añada una o varias matrículas si es necesario.
8. Seleccione el Objeto.
9. Elija si enviar un correo de bienvenida.
10. Haga clic en Create User.

9.2 Editar un usuario

1. Abra Users.
2. Encuentre el usuario requerido.
3. Haga clic en la acción de editar (lápiz).
4. Actualice los campos requeridos.
5. Revise la pertenencia a Objetos (seleccione uno o varios).
6. Actualice las matrículas o la foto de perfil si es necesario.
7. Haga clic en Save Changes.

Un usuario debe permanecer vinculado al menos a un Objeto.

9.3 Buscar un usuario

Use el campo de búsqueda para buscar por:

• Nombre
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Matrícula

9.4 Desactivar un usuario

Use esta acción cuando un usuario ya no deba tener acceso activo.

1. Abra Users.
2. Encuentre el usuario requerido.
3. Haga clic en la acción de desactivar.
4. Lea el mensaje de confirmación (la desactivación retira el acceso a las cerraduras, deshabilita el inicio de sesión en el portal y suspende al usuario de SmartKey).
5. Opcionalmente, introduzca un motivo.
6. Confirme la acción.

9.5 Reactivar un usuario

1. Abra Users.
2. Encuentre el usuario desactivado.
3. Haga clic en Reactivate User.
4. Confirme la acción.

9.6 Crear un Usuario Limitado (solo teléfono, sin inicio de sesión)

Un Usuario Limitado (Limited User) es una identidad ligera anclada solo al teléfono, sin inicio de sesión en el portal — úselo para personas a las que solo necesita emitir llaves, sin darles una cuenta completa. La tabla de Users muestra Limited access en la columna de email para estas entradas.

1. Abra Users y haga clic en New User.
2. Introduzca el nombre completo del usuario.
3. Active Just phone number, junto al campo Phone Number.
4. Introduzca un número de teléfono (obligatorio — es su identificador).
5. Opcionalmente, introduzca una dirección de correo electrónico.
6. Seleccione una o más Entities.
7. Haga clic en Create Limited User.

Los usuarios limitados tienen las mismas acciones Edit, Give Access y Deactivate/Reactivate que los usuarios normales (véanse las secciones 9.2, 9.4, 9.5 y 10), y su fila en la tabla Users muestra las cerraduras de su Objeto con los mismos botones Mobile App y QR Intercom por cerradura (sección 10). Al darles acceso mediante el asistente, se ofrecen Physical Key y QR Intercom — no hay opción de Wallet Key, ya que no tienen inicio de sesión en el portal. Su número de teléfono se edita de la misma forma (acción Edit), pero no se puede cambiar, ya que es su identificador permanente.

Gestionar el acceso de un usuario a una cerradura

Desde la sección Users, puede gestionar el acceso a cerraduras individuales directamente en la fila del usuario.

1. Abra Users.
2. Encuentre el usuario requerido.
3. Despliegue la celda Lock Access para mostrar las cerraduras de ese usuario.

Para cada cerradura que ya tenga llaves, use los botones Mobile y QR Intercom que aparecen en la fila de esa cerradura.

10.1 Conceder acceso a la Mobile App

• Haga clic en el botón Mobile para Grant Mobile App Access y confirme.

10.2 Revocar acceso a la Mobile App

• Haga clic de nuevo en el botón Mobile para Revoke Mobile App Access y confirme.

10.3 Conceder acceso QR Intercom

• Haga clic en el botón QR Intercom para Grant QR Intercom Access y confirme.

En un plan Managed Access Control Service (de socio), conceder acceso QR Intercom requiere el complemento activo Resident Digital Access Package. Hasta que se compre, los botones de concesión permanecen ocultos; consulte 23.2 para saber cómo comprar el complemento. Revocar un acceso ya concedido siempre sigue disponible.

10.4 Revocar acceso QR Intercom

• Haga clic de nuevo en el botón QR Intercom para Revoke QR Intercom Access y confirme.

Si una cerradura muestra No keys, asigne primero una llave (consulte la Sección 11) antes de que aparezcan los botones de acceso.

Gestionar llaves digitales

Abra Keys (la pestaña Keys) para asignar, actualizar, compartir o revocar llaves digitales. Las llaves se muestran como tarjetas.

11.1 Filtrar la lista de llaves

Use los filtros para acotar la lista por:

• Cerradura
• Estado (Active, Expired, Revoked, Available)
• Tipo (Wallet Key, Physical Key, Intercom, Guest Key)
• Correo del usuario
• UUID de la llave

11.2 Asignar (vincular) una llave

1. Abra Keys.
2. Haga clic en Bind Key. Esto abre el asistente Assign Key.
3. Paso 1 — Seleccione la cerradura.
4. Paso 2 — Seleccione un usuario existente o haga clic en Create User para añadir uno.
5. Paso 3 — Elija el tipo de llave:
   • Wallet Key
   • Physical Key
   • QR Intercom
6. Complete las opciones que se muestran para el tipo de llave seleccionado.
7. Haga clic en el botón final (Assign Key, Grant Access o Continue to Programming, según el tipo de llave).

Para un Usuario Limitado (véase 9.6), el Paso 2 muestra su número de teléfono donde normalmente aparecería un email, y el Paso 3 solo ofrece Physical Key y QR Intercom — Wallet Key no está disponible, ya que los usuarios limitados no tienen inicio de sesión en el portal.

11.3 Asignar una Wallet Key

Use esta opción para el acceso móvil con Wallet.

1. En el asistente, elija Wallet Key.
2. Active Send email with key si quiere que el portal envíe el enlace de Wallet automáticamente.
3. Haga clic en Assign Key.

El acceso a la Mobile App y QR Intercom se concede automáticamente para esa cerradura. Si el usuario ya tiene una identidad de llave reutilizable, el portal puede reutilizarla. El estado inicial de Send email with key y qué acceso se concede siguen el comportamiento predeterminado configurado para su cuenta, por lo que puede ver estas opciones preestablecidas.

11.4 Asignar acceso QR Intercom

Use esta opción cuando el usuario necesite acceso QR Intercom sin una Wallet Key.

1. En el asistente, elija QR Intercom.
2. Confirme el usuario y la cerradura.
3. Haga clic en Grant Access.

11.5 Actualizar una llave

Abra el menú de acciones de una tarjeta de llave. Según el tipo de llave, las acciones disponibles pueden incluir:

• Set Validity (cambiar las fechas válido-desde / válido-hasta)
• Send Wallet Email
• Add to Another Lock (reutilizar el UUID de la llave en otra cerradura)
• Revoke Key

También puede alternar los chips de permiso Mobile e Intercom y copiar el enlace de Apple Wallet o Google Wallet directamente desde la tarjeta.

11.6 Revocar una llave

1. Abra Keys.
2. Encuentre la llave.
3. Abra el menú de acciones y elija Revoke Key (o use el botón Revoke en las tarjetas de intercom).
4. Confirme la acción.

11.7 Usar acciones masivas

Seleccione llaves con las casillas para mostrar la barra de acciones masivas.

1. Abra Keys.
2. Seleccione las llaves requeridas (o use Select All / Select Filtered).
3. Elija una acción masiva:
   • Bind (para llaves disponibles)
   • Add to Lock (reutilizar UUID de llaves)
   • Send Emails (correos de Wallet)
   • Revoke
4. Confirme y supervise el progreso hasta completarlo.

Crear y gestionar llaves de invitado temporales

Use una llave de invitado temporal para acceso de visitantes con tiempo limitado.

12.1 Crear una llave de invitado

1. Abra Devices → Locks y haga clic en el botón Guest Key en la cerradura requerida (la acción rápida Guest Key del Dashboard funciona igual).
2. Confirme o seleccione la cerradura. Si su Entity actual solo tiene una cerradura activa, se selecciona automáticamente.
3. Para dar acceso a varias cerraduras con una sola llave, active Multiple locks junto al selector de cerradura y marque todas las cerraduras que desee incluir. Una llave compartida funciona como un enlace de «deslizar para abrir», por lo que las opciones de una sola cerradura que aparecen debajo se ocultan en este modo.
4. Establezca Valid From y Valid Until.
5. *(Solo una cerradura)* Opcionalmente, establezca Max uses.
6. *(Solo una cerradura)* Opcionalmente, active Authorization para restringir la llave a personas concretas e introduzca los Authorized emails que pueden usarla. Si está desactivado, cualquiera que tenga el enlace puede usarlo dentro de su periodo de validez.
7. *(Solo una cerradura)* Opcionalmente, introduzca un destinatario de correo para enviar el enlace automáticamente.
8. Haga clic en Create Guest Key (o Create Shared Key cuando Multiple locks esté activado).

12.2 Compartir una llave de invitado

Tras crear la llave, el panel de resultado permite:

• Copy el enlace de la llave de invitado.
• Introducir un destinatario de correo y hacer clic en Send Email (puede reenviar mientras la ventana esté abierta).

Para una llave compartida (varias cerraduras), el panel de resultado muestra el enlace para copiar y la lista de cerraduras que abre la llave.

12.3 Actualizar una llave de invitado

1. Abra Keys y encuentre la tarjeta de la llave de invitado.
2. Haga clic en Update.
3. Actualice el periodo de validez.
4. Guarde el cambio.

12.4 Eliminar una llave de invitado

1. Abra Keys y encuentre la tarjeta de la llave de invitado.
2. Haga clic en Delete.
3. Confirme la acción.

12.5 Gestionar llaves de invitado compartidas (varias cerraduras)

Las llaves de invitado compartidas que creó con Multiple locks aparecen en su propia sección Shared guest keys en la parte superior de la página Keys.

1. Cada entrada muestra las cerraduras que abre la llave, su estado y su validez.
2. Haga clic en Open para ver la página de acceso de invitado, o copie su enlace.
3. Haga clic en Revoke y confirme para desactivar la llave compartida en todas las cerraduras que cubría.

Gestionar Wallet Keys

Abra la pestaña Wallet Keys (bajo Keys) para revisar la disponibilidad de Wallet Keys.

13.1 Revisar su saldo de Wallet Keys

Cada tarjeta de propietario muestra:

• Wallet Keys libres (disponibles)
• Wallet Keys asignadas
• Total de Wallet Keys
• Un indicador de utilización / estado

13.2 Comprar Wallet Keys

Esta opción solo está disponible para usuarios autorizados.

1. Abra la pestaña Wallet Keys.
2. Haga clic en Buy Keys.
3. Introduzca la cantidad requerida.
4. Haga clic en Checkout y complete el pago.

Los Local Admins no pueden comprar Wallet Keys. Deben contactar con su Community Manager.

13.3 Transferir Wallet Keys

Cuando se le permite transferir llaves:

1. Abra la pestaña Wallet Keys.
2. En Transfer to Local Admin, seleccione el destinatario.
3. Introduzca la cantidad.
4. Haga clic en Transfer Keys.

Programar llaves físicas NFC

Abra la pestaña Physical Keys (bajo Keys) para programar y revocar tarjetas físicas NFC. Puede filtrar la lista por cerradura y estado (Programmed, Pending, Failed, Revoked).

Antes de empezar, confirme que hay disponible un lector programador o el programador integrado de una cerradura.

14.1 Programar una nueva llave física

1. Abra la pestaña Physical Keys.
2. Haga clic en Program Physical Key para abrir el Physical Key Wizard.
3. Paso 1 — Seleccione la cerradura y el usuario.
4. Paso 2 — Seleccione el dispositivo de programación (o mantenga Use lock built-in programmer).
5. Inicie la grabación con el botón del tipo de tarjeta correspondiente: Flash MIFARE Classic o Flash DESFire EV3.
6. Acerque la tarjeta NFC al programador cuando se le solicite.
7. Espere la indicación del dispositivo.
8. Haga clic en Done en el portal.
9. Confirme que la tarjeta aparece como programada (se muestra el número de serie de la tarjeta).

14.2 Borrar y reprogramar una tarjeta

El asistente realiza un paso de borrado seguido de un paso de grabación al reprogramar.

1. Inicie el asistente de programación como se indica arriba.
2. Siga el paso de borrado: acerque la tarjeta y haga clic en Done.
3. Siga el paso de grabación: acerque la tarjeta de nuevo y haga clic en Done.

14.3 Revocar una llave física

1. Abra la pestaña Physical Keys.
2. Encuentre la tarjeta.
3. Haga clic en la acción de revocar.
4. Opcionalmente, introduzca un motivo de revocación.
5. Confirme la acción.

Gestionar cerraduras

Abra Devices → Locks para añadir, controlar y configurar cerraduras.

15.1 Estados de la cerradura

Una cerradura puede mostrarse como:

• Unclaimed
• Claiming
• Active
• Inactive
• Error

Las acciones disponibles dependen del estado actual.

Junto al estado de la cerradura, la tarjeta muestra un indicador de conexión: Online u Offline, según los eventos de conexión reales de la cerradura. Una cerradura que aún no ha reportado su conexión muestra Unknown.

15.2 Añadir una cerradura

1. Abra Devices → Locks.
2. Haga clic en Add Lock.
3. Introduzca el número de serie de la cerradura, o haga clic en el icono de código de barras para escanear el número de serie con su cámara.
4. Introduzca el código Matter, o haga clic en el icono QR para escanear el código QR de Matter con su cámara.
5. Haga clic en Add.

La cerradura se añade al Objeto seleccionado actualmente. El escaneo con la cámara requiere un dispositivo con cámara y permiso para usarla; siempre puede introducir los valores manualmente.

15.3 Abrir una cerradura de forma remota

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura activa.
3. Haga clic en Open.
4. En la ventana de confirmación, revise el estado y confirme con Open Lock.

Si el botón está temporalmente no disponible, espere a que termine la cuenta atrás antes de reintentar.

15.4 Renombrar una cerradura

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura.
3. Haga clic en el icono del lápiz (renombrar) junto al nombre de la cerradura.
4. Introduzca el nuevo nombre.
5. Guarde el cambio.

15.5 Establecer una cerradura como lector programador

Use esto cuando se vaya a utilizar un lector compatible para programar tarjetas NFC.

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura requerida.
3. Abra el menú de acciones de la cerradura.
4. Elija Set as Programmer (o Unset Programmer para deshabilitarlo).

15.6 Reclamar una cerradura (Claim)

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura no reclamada.
3. Abra el menú de acciones y elija Claim Lock.
4. Confirme la acción.

15.7 Desactivar una cerradura

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura activa.
3. Abra el menú de acciones y elija Deactivate Lock.
4. Confirme la acción.

15.8 Reactivar una cerradura

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura inactiva.
3. Haga clic en Reactivate.
4. Confirme la acción.

15.9 Eliminar una cerradura

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre una cerradura no reclamada o inactiva apta.
3. Haga clic en Delete.
4. Lea la advertencia con atención.
5. Confirme con Delete Permanently.

Esta acción puede eliminar datos relacionados y puede no ser reversible.

15.10 Enviar una cerradura a otro Objeto

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura.
3. Abra el menú de acciones y elija Send to Another Entity.
4. Seleccione el Objeto de destino.
5. Confirme la transferencia.

15.11 Quitar un usuario de una cerradura

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura.
3. Abra el menú de acciones y elija User List.
4. Encuentre el usuario requerido.
5. Haga clic en Remove.
6. Confirme la acción.

Esto retira el acceso del usuario asociado a esa cerradura.

15.12 Conectar una cerradura a Wi-Fi

Puede enviar credenciales de Wi-Fi a una cerradura cercana directamente desde el portal a través de Bluetooth. Esto requiere un navegador compatible con Web Bluetooth (por ejemplo, Chrome o Edge en un equipo de escritorio o dispositivo Android) y proximidad física a la cerradura.

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura y elija Configure Wi-Fi.
3. Confirme la solicitud del navegador para emparejar con la cerradura por Bluetooth.
4. Introduzca el SSID (nombre de la red). Puede hacer clic en Scan Wi-Fi para pedir a la cerradura que busque redes, pero el nombre de la red lo escribe usted manualmente.
5. Introduzca la contraseña de Wi-Fi.
6. Haga clic en Connect Lock to Wi-Fi y espere el mensaje de éxito o de fallo.

La contraseña se envía directamente a la cerradura por Bluetooth y no se almacena en el portal.

15.13 Conectar una cerradura a un hub Matter

Si su entidad tiene un hub Matter, puede emparejar una cerradura reclamada (lector) con él a través de Thread directamente desde la tarjeta de la cerradura. La cerradura sigue funcionando igual que antes: esto solo la vincula al hub; el control de la cerradura sigue pasando por el servicio SmartKey.

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura y elija Connect to Matter Hub en su menú.
3. Elija el hub. Si su entidad tiene un solo hub, se selecciona automáticamente; si aún no tiene ningún hub, la ventana le explica que primero debe reclamar un hub.
4. Siga las instrucciones en pantalla para poner el lector en modo de emparejamiento y luego haga clic en Next. El código de emparejamiento guardado con la cerradura se usa automáticamente; si no hay ninguno, introduzca el código de emparejamiento Matter del lector.
5. Espere mientras el hub empareja el lector. Esto puede tardar unos minutos; la ventana muestra el progreso en vivo y luego informa de éxito, hub ocupado, hub sin conexión o tiempo de espera agotado.
6. Si tiene éxito, la tarjeta de la cerradura muestra una insignia Connected via Matter hub.

Configurar el horario semanal de la cerradura

Use el planificador para definir intervalos de acceso para cada día de la semana.

16.1 Establecer el horario

1. Abra Devices → Locks.
2. Encuentre la cerradura requerida.
3. Haga clic en Scheduler.
4. Seleccione un día de la semana.
5. Añada uno o varios intervalos de tiempo.
6. Repita para los días restantes.
7. Guarde el horario. Use la opción de guardado que también sincroniza con el dispositivo cuando quiera enviar el cambio a la cerradura de inmediato.

16.2 Actualizar el estado del horario en el dispositivo

1. Abra el planificador de la cerradura.
2. Haga clic en la acción de actualizar estado.
3. Espere a que el portal termine de cargar la información del dispositivo.
4. Revise el horario mostrado en el portal.

Gestionar hubs

Abra Devices → Hubs para gestionar hubs Matter.

El encabezado de cada hub muestra dos indicadores: el estado del ciclo de vida del hub (por ejemplo, Claimed o Suspended) y un indicador de conexión en vivo — Online, Offline o Unknown mientras el hub aún no ha reportado su conexión. El indicador de conexión refleja los eventos de conexión reales del hub y es independiente del estado del ciclo de vida.

17.1 Añadir un hub

1. Abra Devices → Hubs.
2. Haga clic en Add Hub.
3. Introduzca un nombre de hub si es necesario.
4. Seleccione el Objeto.
5. Seleccione el propietario.
6. Introduzca el UUID del hub.
7. Haga clic en Add Hub.

17.2 Actualizar el estado del hub

1. Abra Devices → Hubs.
2. Haga clic en Refresh.

17.3 Renombrar un hub o cambiar su rol

1. Abra Devices → Hubs.
2. Encuentre el hub y abra Edit Hub.
3. Actualice el nombre y/o use el interruptor Primary hub para establecerlo como Primary o Secondary.
4. Haga clic en Save.

17.4 Suspender un hub

1. Abra Devices → Hubs.
2. Encuentre el hub y elija Suspend.
3. Introduzca el motivo.
4. Confirme la acción.

17.5 Volver a reclamar o mover un hub

Use esta acción para asignar el hub a otro Objeto o propietario apto.

1. Abra Devices → Hubs.
2. Encuentre el hub y elija Re-claim.
3. Seleccione el Objeto de destino.
4. Seleccione el propietario.
5. Introduzca el motivo.
6. Confirme la acción.

17.6 Poner en servicio un dispositivo Matter (Commission)

1. Abra Devices → Hubs y elija Commission Device, o abra Devices → Matter y haga clic en Add Device.
2. Seleccione el hub.
3. *(Opcional)* Active Matter over Wi-Fi si el dispositivo se conecta por Wi-Fi. Luego elija un perfil de Wi-Fi guardado, o introduzca un nuevo nombre de red Wi-Fi (SSID) y contraseña (puede mostrar u ocultar la contraseña y marcar Save this network as a reusable Wi-Fi profile para reutilizarla más adelante en esta Entidad (Entity)). Deje el interruptor desactivado para dispositivos que no necesitan credenciales de Wi-Fi.
4. Introduzca el código de puesta en servicio, o escanee el código QR de Matter con su cámara.
5. Haga clic en Commission. Cuando Matter over Wi-Fi está activado, la ventana guarda las credenciales de Wi-Fi, espera un momento y luego inicia la puesta en servicio — el botón muestra Saving Wi-Fi, Preparing commissioning y Commissioning mientras trabaja.
6. Espere a que el dispositivo aparezca en la pestaña Matter.

Cuando Matter over Wi-Fi está activado: guardar las credenciales de Wi-Fi no verifica que la contraseña sea correcta — el dispositivo prueba la conexión mientras se empareja. Si falla el guardado de la red Wi-Fi, la puesta en servicio no comienza y puede corregir la red e intentarlo de nuevo. Si el dispositivo luego no puede unirse a la red, verá un mensaje que le pide comprobar el SSID, la contraseña, la intensidad de la señal y la accesibilidad de la red.

Gestionar dispositivos Matter

Abra Devices → Matter para revisar los dispositivos puestos en servicio a través de un hub.

18.1 Revisar dispositivos Matter

La lista puede mostrar:

• Nombre del dispositivo o UUID
• Hub
• Objeto
• Tipo de dispositivo
• Estado
• Disponibilidad (Online, Offline o Unknown hasta que el dispositivo reporte su presencia; los dispositivos detrás de una pasarela Matter-Zigbee siguen el informe de alcanzabilidad de la pasarela, y todos los dispositivos de una pasarela se muestran offline mientras la propia pasarela está offline)
• Usuario asignado
• Eventos
• Batería, señal, temperatura, humedad, ocupación u otros valores disponibles

Cada tarjeta de dispositivo muestra un icono acorde a su tipo de dispositivo Matter — el mismo conjunto de iconos que usa la aplicación móvil de SmartphoneKey. Los dispositivos conmutables (luces, enchufes, interruptores) muestran su estado On/Off reportado, y los detectores de humo muestran su estado de alarma, incluidas las alarmas recibidas de otros detectores interconectados.

18.2 Asignar un dispositivo Matter a un usuario

1. Abra Devices → Matter.
2. Encuentre el dispositivo.
3. Haga clic en Assign.
4. Seleccione el usuario.
5. Confirme la asignación.

Si el botón está deshabilitado, revise el mensaje mostrado por el portal.

18.3 Quitar una asignación usuario-dispositivo

1. Abra Devices → Matter.
2. Encuentre el dispositivo asignado.
3. Abra los detalles de la asignación.
4. Haga clic en Remove.
5. Confirme la acción.

18.4 Ver eventos del dispositivo

1. Abra Devices → Matter.
2. Encuentre el dispositivo.
3. Abra sus eventos o detalles.
4. Revise el historial de eventos disponible.

18.5 Quitar un dispositivo Matter del portal

1. Abra Devices → Matter.
2. Encuentre el dispositivo.
3. Elija la acción de eliminar/quitar.
4. Confirme la acción.

Para un dispositivo Matter, el portal primero pide al Hub que desempareje el dispositivo y luego elimina su registro. Los dispositivos conectados a través de una pasarela Zigbee no se pueden desemparejar de forma remota: solo se elimina el registro del portal y el dispositivo sigue emparejado con su pasarela hasta que se restablezca.

Importante: quitar el dispositivo del portal puede no restablecer de fábrica el dispositivo físico. Restablézcalo o retírelo del servicio por separado cuando sea necesario.

18.6 Controlar un dispositivo Matter

Algunos dispositivos Matter pueden controlarse desde el portal cuando su rol lo permite y el dispositivo lo admite.

1. Abra Devices → Matter.
2. Encuentre el dispositivo.
3. Use el control que se muestra en la tarjeta del dispositivo:
   • Un botón (por ejemplo, para encender o apagar el dispositivo).
   • Un control deslizante, para dispositivos que admiten un nivel (como el brillo).

Los controles solo aparecen para dispositivos que reportan una función controlable; los demás dispositivos muestran su estado actual sin control.

18.7 Invertir la visualización Open/Closed de un sensor de contacto

Use esto cuando un sensor de contacto reporta Open y Closed de forma opuesta a cómo está montado.

1. Abra Devices → Matter.
2. Encuentre el dispositivo de sensor de contacto y abra Edit.
3. Active Invert Open/Closed display.
4. Guarde el cambio.

El portal intercambia entonces las etiquetas Open y Closed de ese dispositivo para que el estado mostrado coincida con la puerta o ventana.

18.8 Dispositivos Zigbee detrás de una pasarela Matter-Zigbee

Algunos dispositivos Matter son pasarelas que conectan dispositivos Zigbee (por ejemplo, un hub Matter-Zigbee). Después de poner en servicio una pasarela de este tipo, el portal la muestra como un sub-hub: un encabezado con el estilo de un hub, anidado bajo su hub principal, con su propia disponibilidad, panel de detalles y acciones.

• Los dispositivos Zigbee conectados a la pasarela se listan bajo el encabezado de la pasarela, separados de los dispositivos puestos en servicio directamente en el hub.
• Cuando un nuevo dispositivo Zigbee se une a la pasarela, aparece bajo la pasarela automáticamente — no se necesita ningún paso adicional de puesta en servicio en el portal.
• Los dispositivos Zigbee que ya estaban conectados a la pasarela se detectan automáticamente cuando reportan su estado.
• La ventana de información de un dispositivo Zigbee muestra su pasarela y su endpoint Zigbee.
• La pasarela reporta el fabricante, el modelo, el número de serie de cada dispositivo Zigbee y el nombre configurado en la pasarela; el portal completa estos datos automáticamente (un nombre que usted haya definido en el portal nunca se sobrescribe).
• El indicador Online/Offline de un dispositivo Zigbee sigue el informe de alcanzabilidad de la pasarela para ese dispositivo; mientras la propia pasarela está offline, todos sus dispositivos Zigbee se muestran offline.

Gestionar cámaras

Abra Cameras (la pestaña Cameras) para añadir y gestionar cámaras. Puede filtrar por estado y elegir la densidad de la cuadrícula.

19.1 Añadir una cámara

1. Abra Cameras.
2. Haga clic en Add Camera.
3. Introduzca el nombre de la cámara.
4. Seleccione el tipo de cámara.
5. Seleccione el Objeto.
6. Seleccione el propietario si es necesario.
7. Introduzca los datos de conexión requeridos:
   • Para una cámara RTSP, introduzca la URL RTSP.
   • Para una cámara HTTP, introduzca la URL HTTP.
   • Para otros tipos de cámara admitidos, introduzca el usuario y la contraseña requeridos.
8. Opcionalmente, seleccione una cerradura vinculada del mismo Objeto.
9. Haga clic en Create.

19.2 Ver el flujo de una cámara

1. Abra Cameras.
2. Encuentre la cámara.
3. Abra su flujo / vista.

19.3 Actualizar una cámara

1. Abra Cameras.
2. Encuentre la cámara.
3. Haga clic en Edit.
4. Actualice los campos requeridos.
5. Haga clic en Save.

19.4 Vincular una cámara a una cerradura

1. Abra Cameras.
2. Encuentre la cámara.
3. Haga clic en Link.
4. Seleccione una cerradura activa del mismo Objeto.
5. Confirme la acción.

19.5 Desvincular una cámara de una cerradura

1. Abra Cameras.
2. Encuentre la cámara.
3. Elija la acción de desvincular.
4. Confirme la acción.

19.6 Deshabilitar una cámara

1. Abra Cameras.
2. Encuentre la cámara.
3. Elija Disable.
4. Introduzca el motivo.
5. Confirme la acción.

19.7 Eliminar una cámara

1. Abra Cameras.
2. Encuentre la cámara.
3. Elija Delete.
4. Confirme la acción.

19.8 Iniciar o detener la transmisión de una cámara RTSP

1. Abra Cámaras.
2. Busque la cámara RTSP.
3. Abra su menú de acciones.
4. Elija Iniciar transmisión o Detener transmisión.

19.9 Compartir el acceso a una cámara RTSP

1. Abra Cámaras.
2. Busque la cámara RTSP.
3. Elija Gestionar acceso.
4. Seleccione un usuario y un rol (Espectador o Gestor).
5. Añada el usuario para compartir el acceso.
6. Para quitar el acceso, revóquelo junto al usuario.

Gestionar roles de cámara

Los roles de cámara definen qué usuarios pueden acceder a determinadas cámaras y qué se les permite hacer.

20.1 Crear un rol de cámara

1. Abra Cameras.
2. Abra la pestaña Camera Roles.
3. Haga clic en Create Role.
4. Introduzca el nombre del rol.
5. Introduzca la descripción.
6. Seleccione el Objeto.
7. Haga clic en Create Role.

20.2 Añadir una cámara a un rol

1. Abra el rol de cámara requerido.
2. Haga clic en Add Camera.
3. Seleccione una cámara del mismo Objeto.
4. Seleccione al menos un permiso.
5. Haga clic en Add.

20.3 Quitar una cámara de un rol

1. Abra el rol de cámara.
2. Encuentre la cámara.
3. Elija Remove.
4. Confirme la acción.

20.4 Asignar un usuario a un rol de cámara

1. Abra el rol de cámara requerido.
2. Haga clic en Add User.
3. Seleccione un usuario del mismo Objeto.
4. Confirme la asignación.

20.5 Quitar un usuario de un rol de cámara

1. Abra el rol de cámara.
2. Encuentre el usuario.
3. Elija Remove.
4. Confirme la acción.

20.6 Eliminar un rol de cámara

1. Abra la pestaña Camera Roles.
2. Encuentre el rol.
3. Elija Delete.
4. Confirme la acción.

Revisar registros de actividad (Activity)

Abra Logs → Activity para revisar eventos de acceso.

21.1 Monitoreo rutinario

Por defecto, la lista de actividad se centra en los eventos de acceso más relevantes, como:

• Key accepted
• Lock unlocked

21.2 Detalles avanzados

Active el interruptor Advanced en la barra de filtros cuando necesite información más detallada de los eventos.

21.3 Filtrar registros de actividad

Los filtros disponibles pueden incluir:

• Cerradura
• Tipo de evento
• Rango de fechas (desde / hasta)
• UUID de la llave
• Correo del usuario
• Ubicación
• Interruptor Advanced

Aplique los filtros para actualizar la lista.

21.4 Exportar registros de actividad

1. Abra Logs → Activity.
2. Aplique los filtros requeridos.
3. Haga clic en Export CSV.
4. Guarde el archivo.

Revisar registros de auditoría (Audit)

Abra Logs → Audit para revisar las acciones administrativas realizadas en el portal.

22.1 Filtrar registros de auditoría

Los filtros disponibles pueden incluir:

• Búsqueda (por usuario o descripción)
• Tipo de operación
• Estado (state)
• Cerradura
• Usuario
• Rango de fechas (desde / hasta)

22.2 Ordenar y paginar resultados

1. Haga clic en un encabezado de columna ordenable (Timestamp, Operation, Status) para ordenar.
2. Seleccione el número de filas por página si es necesario.
3. Use los controles de paginación para moverse entre páginas.

22.3 Ver detalles

1. Encuentre la operación requerida.
2. Haga clic en la fila para abrir sus detalles.
3. Revise la información disponible.

22.4 Exportar registros de auditoría

1. Aplique los filtros requeridos.
2. Haga clic en Export CSV.
3. Guarde el archivo.

Ajustes (Settings)

Abra Settings para gestionar su perfil, suscripción, notificaciones, solicitudes de acceso y facturación. Cada área es una pestaña en la parte superior de la página.

23.1 Actualizar su perfil

1. Abra Settings → Profile.
2. Actualice su nombre completo, teléfono o número de móvil.
3. Haga clic en Save.

Su dirección de correo se muestra pero no se puede cambiar desde esta página.

23.2 Revisar la información de la suscripción

1. Abra Settings → Subscription.
2. Revise su plan actual y su estado.
3. Revise los enlaces de mejora o tienda disponibles si se muestran.

Si su cuenta usa el plan Managed Access Control Service (de socio), la pestaña también muestra una sección Add-ons con el Resident Digital Access Package. El complemento añade 2 llaves Apple / Google Wallet por apartamento, llamadas del intercomunicador a la aplicación móvil y llaves de invitado. Para comprarlo, haga clic en el botón de compra: la tienda se abre con el complemento, donde indica el número de apartamentos y completa el pago. El complemento requiere una suscripción activa de Managed Access Control Service.

23.3 Revisar el uso

La pestaña Subscription también muestra medidores de uso para Objetos, cerraduras y usuarios.

Preste atención a los indicadores de advertencia cuando esté cerca de un límite.

23.4 Configurar notificaciones

1. Abra Settings → Notifications.
2. Active o desactive los interruptores disponibles:
   • Key Pool Alerts
   • Lock Activity
   • Subscription Reminders

Los cambios surten efecto al alternar cada opción.

23.5 Revisar la facturación

1. Abra Settings → Billing.
2. Revise las facturas.
3. Abra el PDF de una factura desde la lista.

Si la factura no se abre, vuelva a iniciar sesión o contacte con su administrador.

Revisar y aprobar solicitudes de acceso

Según su rol, puede recibir solicitudes de instaladores o Community Managers.

24.1 Aprobar una solicitud

1. Abra Settings → Access Requests.
2. En Incoming Requests, encuentre la solicitud.
3. Revise el tipo de solicitud, la lista de Objetos o cerraduras, la duración solicitada y el motivo.
4. Ajuste la duración de aprobación si se muestra esta opción.
5. Haga clic en Approve.

24.2 Rechazar una solicitud

1. Abra Settings → Access Requests.
2. En Incoming Requests, encuentre la solicitud.
3. Haga clic en Reject.
4. Confirme la acción.

24.3 Revisar las solicitudes enviadas

En Settings → Access Requests, revise la lista Submitted Requests para comprobar si su propia solicitud está pendiente, aprobada o rechazada.

Solicitar acceso temporal de instalador

Use esta página cuando necesite acceso temporal a determinadas cerraduras que pertenecen a otro usuario.

1. Abra la página de solicitud de acceso de instalador.
2. Introduzca la dirección de correo del propietario.
3. Introduzca uno o varios números de serie de cerraduras.
4. Introduzca la duración solicitada.
5. Introduzca el motivo.
6. Envíe la solicitud.
7. Espere a que el propietario la apruebe o la rechace.
8. Consulte la lista de solicitudes enviadas para ver el estado.

Solicitar acceso de gestión de Objetos

Los Community Managers aptos pueden solicitar acceso a otro Objeto.

1. Abra la página de solicitud de acceso de gestión de Objetos.
2. Introduzca la dirección de correo del propietario.
3. Introduzca el código del Objeto.
4. Envíe la solicitud.
5. Espere la aprobación.
6. Consulte la lista de solicitudes enviadas para ver el estado.

Solución de problemas

Falta una sección del menú

La sección puede no estar incluida en su rol. Contacte con su administrador si cree que necesita acceso.

Se muestran datos del Objeto equivocado

Use el selector de Objeto y elija el Objeto correcto. Espere a que la página se actualice.

Un botón está deshabilitado

Lea el mensaje mostrado por el portal. La acción puede requerir:

• Un rol diferente
• Un usuario activo
• Una cerradura activa
• Wallet Keys disponibles
• Un estado de dispositivo válido
• Un Objeto seleccionado
• Un paso previo completado (por ejemplo, una cerradura debe tener llaves antes de que aparezcan los botones de acceso)

Una acción remota de cerradura falla

Compruebe el estado de la cerradura y la hora de la última actividad. Reintente después de que termine la cuenta atrás si el portal bloquea temporalmente los comandos repetidos.

Una tarjeta física no se programa correctamente

Confirme que:

• Se han seleccionado la cerradura y el usuario correctos.
• Se ha seleccionado el dispositivo programador correcto.
• Se ha elegido el tipo de tarjeta correcto (MIFARE Classic o DESFire EV3).
• Se ha acercado la tarjeta al programador.
• Ha hecho clic en Done tras la indicación del dispositivo.

Una factura no se abre

Vuelva a iniciar sesión y reintente. Si el problema continúa, contacte con su administrador.

Lista rápida para un nuevo administrador

1. Registre su cuenta y reclame la primera cerradura.
2. Inicie sesión en el SPK Portal.
3. Confirme el Objeto actual.
4. Revise el Dashboard.
5. Cree Objetos adicionales si es necesario.
6. Añada Local Admins.
7. Cree usuarios.
8. Añada cerraduras (Devices → Locks) y hubs (Devices → Hubs).
9. Asigne Wallet Keys, acceso QR Intercom o llaves físicas.
10. Configure los horarios de las cerraduras si es necesario.
11. Añada dispositivos Matter y cámaras si se usan.
12. Revise los registros de Activity y Audit.
13. Configure las notificaciones.
14. Revise el uso y el saldo de Wallet Keys con regularidad.

Notas importantes

• Las secciones disponibles dependen de su rol y sus permisos.
• Confirme siempre el Objeto seleccionado antes de hacer cambios.
• Revise los mensajes de confirmación con atención antes de eliminar recursos.
• Los Local Admins pueden recibir Wallet Keys pero no pueden comprarlas.
• Quitar un dispositivo Matter del portal puede no restablecer el dispositivo físico.
• Use llaves de invitado temporales para el acceso de visitantes en lugar de llaves de usuario permanentes.

Asistente de IA (chatbot)

El Asistente de IA opcional responde preguntas sobre el portal y puede manejar sus dispositivos. Lo habilita el administrador del sistema; cuando está activo, aparece en la esquina inferior derecha del SPK Portal un botón con la forma del lector SmartphoneKey y las letras «AI». En los teléfonos el chat se abre a pantalla completa.

Chatear con el asistente:

1. Haga clic en el botón de chat para abrir el panel del asistente.
2. Escriba su pregunta o petición y pulse Enter (o el botón de enviar).
3. El asistente responde basándose en esta guía y en los datos reales de sus dispositivos.

Acciones con dispositivos. Puede pedir al asistente que actúe sobre los dispositivos disponibles para usted, por ejemplo:

• «Abre la cerradura de la puerta principal.»
• «Enciende la luz del pasillo.»
• «Pon la luz del salón al 50%.»

Los comandos se ejecutan de inmediato: el asistente localiza sus dispositivos, realiza la acción solicitada e informa del resultado en el chat.

Entrada de voz. Si la entrada de voz está configurada, aparece un botón de micrófono junto al cuadro de mensaje. Manténgalo pulsado mientras habla y suéltelo para detener la grabación: el texto reconocido se coloca en el cuadro de mensaje para que pueda revisarlo antes de enviarlo. Un toque breve no graba; muestra un recordatorio de mantener pulsado el botón mientras habla.

Notas:

• El asistente solo ve las cerraduras y dispositivos a los que su cuenta tiene acceso, y nunca puede hacer más de lo que usted mismo podría hacer en el portal.
• El asistente puede no estar disponible temporalmente si se ha alcanzado el límite mensual de uso establecido por el administrador.